a) Topla

Mail programınızdaki “Gelen Kutusunu” (İnbox) düşünün. Aynı şekilde bazılarınız işte veya evde fiziksel olarak Gelen Kutusu kullanıyor olabilirsiniz (hani şu plastikten yapılmış ön tarafı açık, üç tarafı kapalı birbirinin üstüne biriktirilebilen kutulardan). İşte toplama işlemi hayatınızda sizden istenen ve hakkında karar vermeniz gereken herşeyi bir Gelen Kutusuna toplama alışkanlığı demek.

Gelen kutusuna neleri koymalısınız? Aklınıza gelen, yaklaşmakta olan, incelemeniz veya karar vermeniz gereken, bozuk/eksik/yanlış olup düzeltmeniz gereken herşeyi. Bu şekilde topladığınız şeylerin hepsi aslında fiziksel objeler olmayabilir. Bazıları kafanızdaki fikirler (”Filanca projede arayüz sınıflarını refactor etmem lazım”), birilerinin sizden istediği şeyler (”eve giderken markete uğrayıp meşrubat almam lazım”), bir ara düzeltmek istediğiniz şeyler (”Çalışma masamın çekmeceleri çok karıştı, bir ara düzenlemem lazım”) olabilir. Gerçekten fiziksel bir nesne olmayan bu tür toplanacak şeylerin hepsini bir post-it’e yazacağınız kısa bir not ile Gelen kutunuza atabileceğiniz fiziksel bir nesneye dönüştürebilirsiniz.

Gelen kutusuna attığınız şeylerin büyüklükleri de birbirinden çok farklı olabilir. “Eve giderken meşrubat al” notu ile “5 yıl içinde kendi şirketini kur” notu aynı anda Gelen kutusunda var olabilir. Aklınıza gelen hiçbir şeyi “Yaa, bunu gelen kutusuna koymaya gerek yok, bu çok küçük” veya “bu çok büyük” diye toplamamazlık etmemelisiniz. Aklınıza gelen herşeyin ilk yakalanacağı nokta Gelen kutusudur. Amaç beyindeki herşeyi beyin dışında güvendiğiniz bir sisteme boşaltmak ve daha sonra işlemek. Eğer beyninizdeki her kaygıyı bu harici sisteme aktarmazsanız, beyniniz bunu bilecek ve o şeyleri hatırlamaya çalışmaya (ve bunda başarısız olup boş yere enerji harcamaya) devam edecek. Toplamak demek yakalamak demektir. Yakaladığımız şeyleri tek tek daha sonra işleyeceğiz.

Toplama işlemi sırasında en çok dikkat etmeniz gereken şey toplamakta olduğunuz şey hakkında düşünmeye dalıp, toplama işlemini aksatmamanızdır. Siz tam hararetle projenizin mimarisi üzerinde düşünürken, gelen bir telefonda size iletilen 4 tane istek, işinizi bölüp bu istekleri toplamayı gerektirir. Ama bu işleri yapmak için en uygun zamanın o an olduğu anlamına gelmez. Hemen o dört isteği not alıp Gelen kutusuna atın ve yapmakta olduğunuz işe geri dönün.

Genelde GTD’yi ilk uygulamaya başladığınızda kafanızdaki bütün şeyleri yakalamak için “Akıl süpürme” denilen işlem yapılır. Bu işlem belirli ve yeterince uzun bir zaman ayırıp oturup hayatınızda sizin ilgi göstermenizi gerektiren herşeyi gelen kutusuna toplamanız demektir. Genelde size yol göstermesi için “tetikleyici liste” denilen bir liste kullanılır. Bu listedeki sorulara sırayla bakıp cevaplarken yavaş yavaş bütün yapmanız gereken işleri, başlamanız gereken projeleri, yazmanız gereken mailleri vs hatırlamaya ve toplamaya başlarsınız. Yeni başlayanlar genelde ilk akıl süpürmelerinde 50 ila 200 nesne toplayabilir. Gelen kutusunda çok nesne olması bir yandan “Vay be ne çok yapmam gereken şey var” diye kötü hissetmenize sebep olabilir belki. Ama genelde bu işlemi yapan herkes aynı zamanda bir hafifleme hisseder. Çünkü artık yapmanız gerekenlerin sınırları bellidir. Yapmanız gereken sayısını bilmediğiniz tane şeyin beyninizin dipsiz kuyularında kaybolduğunu bilerek yaşamaktansa, içi dolu bir Gelen kutusuna bakıp “Vay be, işte hayatta benim şu anda hakkında düşünüp ilgilenmem gerek herşey şu kutunun içinde” demek çok daha huzur vericidir.

Share