1- GTD’ye giriş

Giriş

Eğer hasbel kader bu sayfaya yolunuzu bulabildiyseniz, çok büyük olasılıkla hepimizin karşılaştığı “Zaman Bulamama” ve “Aşırı yüklenme” problemleri ile karşı karşıyasınız. Mailbox’ınızda binlerce birikmiş mail var. Geçen gün yine elektrik faturasını vaktinde ödemeyi unuttunuz. Sabah işe gittiğiniz andan itibaren sürekli birilerinden gelen telefonlar, aniden ortaya çıkan ve katılmanız gereken toplantılardan, normalde o gün yapmayı planladığınız şeyleri de yapamıyorsunuz. Herşey sürekli gecikiyor, yapmanız gerekenler geciktikçe, onlara başlamak daha da zorlaşıyor. Güya geçen hafta, akşamları düzenli koşmaya başlamıştınız. Son 4 gündür işler o kadar yoğun ki akşam eve döndüğünüzde, bırakın koşmayı, parmağınızı kıpırdatacak haliniz yok. İş yerinde günleriniz artık yapmanız gereken ama sizin unuttuğunuz telefon konuşmaları, e-mailler ve yazılacak raporları başkalarının size hatırlatmasıyla ve onu takip eden o iğrenç karın ağrısı ve moralsizlikle dolu. “Yaa kahretsin nasıl unuttum. offf“.

Eşinize en son ne zaman çiçek almıştınız? Veya en son ne zaman onun sevdiği bir yemeği yaptınız? Bu tempoda çalışıyorsunuz peki 3 yıl sonrası için bir planınız var mı? Peki 1 ay sonrası için?

Problem

Önce problemi anlamamız lazım. Problemin iki kanadı var.

İş dünyası ve iş tanımları değişiyor. Artık bizler birer Bilgi Çalışanıyız. Her birimiz uzun bir eğitimin sonucu bazı konularda uzmanlaştık. Uzmanlık konumuz daraldı ve derinleşti. Bu yüzden artık bir şirket en basit bir ürünü ortaya çıkarabilmek için farklı disiplinlerden pekçok uzmanı bir arada çalıştırmak zorunda. Bu durum işlerin ve sorumlulukların kişiler arasında paylaştırılmasını zorlaştırıyor ve artık insanların iş tanımlarının sınırları 15 yıl öncesine göre çok daha bulanık. Bunun yanında teknolojinin gelişmesi ve özellikle “yazılım” denen şeyin hayatın her noktasına girmesinin getirdiği negatif sonuçlar var. İletişim kanalları gürültü dolu. Yazılım denen şey de, henüz kendisini geliştiren kişilerin de tam anlamadığı boyutlarda karmaşıklık barındırıyor. Bu yüzden bütün yazılımlarda buglar var. Bu yüzden bütün hayatlarımız bug’lı. Taiwan’da 5 kişilik bir firmadaki yeni mezun bir mühendisin yazdığı TV kartı driverındaki bir hata yüzünden sizin işletim sisteminiz çöküp 4 saattir yazdığınız raporu kaybedebiliyorsunuz. Ama hepsinden önemlisi iş ilişkiniz olan kişilerle gereken minimum iletişimi sürdürebilmek ve hala yapmanız gereken asıl fiziksel işlere zaman bulabilmek giderek zorlaşıyor.

Kişisel olarak bu tip bulanık sınırlarla tanımlı işler içinde çalışıp başarılı olabilmek ve akıl sağlığımızı kaybetmemek üzere yetiştirilmedik. Şirketlerin insan kaynakları departmanlarında düzenlenen takım oyunu oturtma amaçlı abuk oyunlar ve kurumsal etkinlikler de bizi ne kadar eğitiyor tartışılır. Verimli bir şekilde not tutmayı, veya verimli olacak kadar serbest ama dağılmayacak kadar hedefli bir uslupta beyin fırtınası yapmayı bilmiyoruz. Bütün bu konularda dünyada insanlar bazı çözümler arıyor. Ve bu problemleri çözmeye yönelik pekçok faydalı ve faydasız çözüm önerisi var. Zaten ihtimalen hepimiz zaman zaman bu çözümlerin bazılarını kendimiz de akıl edip kullanıyoruz. Alışverişe çıkarken liste yapıyoruz vs. Ama bütünleşik bir çözüm elimizde yok.

Asıl Problem

Bütün bu kişisel ve çevresel şartların içinde, bizleri en savunmasız bırakan ve geren bir problem var. Herşeyi beynimizde tutuyoruz. GTD metotlarının dayandığı en temel kavram bu. Beynimiz aslında hatırlama fonksiyonu açısından çok da etkin bir araç değil. Alakasız şeyleri alakasız ve faydasız yerlerde hatırlıyor. Örneğin tuvalet kağıdınızın bittiğini tuvalette hatırlıyorsunuz. Oysa beyniniz hakikaten bu konuda verimli bir araç olsaydı bunu siz süpermarketteyken hatırlardı. Böylece hemen yeni tuvalet kağıdı alabilirdiniz. Üstelik böyle kafanızda tuttuğunuz ve yapmanız gereken yerde ve zamanda hatırlamadığınız daha kaç şey var beyninizde acaba? Hemen şu anda yazmanız gereken maillerin hepsini söyleyebilir misiniz? Diyelim ki söylediniz, gerçekten yazmanız gereken maillerin hepsi bunlar mı acaba? Ya bir tane daha varsa ve siz şu an hatırlamıyorsanız…

İşte kaydetme ve hatırlama olayında beyin bu kadar başarısız olduğu ve siz bu işler için beyninizi kullandıkça genel dikkat ve düşünce yetiniz daha da azaldığı için, GTD’nin önerdiği çözüm çok basit. Hayatınızda yapılması gereken bütün işleri ve size gelen bütün istekleri beyninizin dışında tümleşik bir sistemde tutmak ve bu sistemdeki veriyi metodik bir şekilde işlemek.

Share