d) Gözden Geçir

Sonuçta kişisel organizasyon sisteminizin herhangi bir andaki durumunu şu dosyalarda/kutularda neler olduğu tanımlar:

  1. Gelen kutusu
  2. Takvim
  3. Eylemler dosyası
  4. Beklenenler dosyası
  5. Projeler dosyası
  6. İleride dosyası

Bu sınıflama kaplarındaki nesneler, sizin hayatınızdaki yapmanız gereken veya olmasını beklediğiniz herşeyi tutuyor olurlar. Artık hayatınızda yapılması gereken herşeyi sisteminizde yakaladığınıza göre “Sistemde neyi ne zaman gözden geçireceğiniz” sorusunu cevaplayalım.

Gözden geçirme fazının iki temel amacı vardır:

  1. Şu an içinde bulunduğunuz durumda yapabileceğiniz ve yapamayacağınız şeyleri hızla görmenizi sağlamak
  2. Günlük hayatın temposu içinde işlerinize gömüldüğünüz anlarda sisteminizin durumu ile gerçek durumunuz arasında oluşabilecek kopmaları giderip sisteminizi ve hayatınızı yeniden senkronize etmek

Günlük Gözden Geçirme

Genel olarak her güne başlarken veya gün sonunda ertesi gün için sisteminizde ilk gözden geçirmeniz gereken şey Takviminizdir. Bunu yapmak, o günkü yapacağınız şeyler arasında saati belli olan ve sizin değiştiremeyeceğiniz işleri görmenizi sağlar.

Takvim dışında en sık baktığınız diğer yer de Eylemler dosyanızdır. Önünüzde bir miktar vakit var, şu an ofistesiniz. Hangi eylemi yapacaksınız. İşte bu durumda Eylemler dosyanızda “Ofiste yapılacaklar” alt sınıfını gözden geçirebilir ve orada bir eylemi seçip yapabilirsiniz. İşte bu yüzden Eylemler dosyanızı hayatınızdaki çeşitli ortam ve koşullara göre bölmek veriminizi artırır. Örneğin akşam iş dönüşü İstanbul’da köprü trafiğinde belki birkaç telefon görüşmenizi halledebilir, veya erken vardığınız bir toplantının başlamasını beklerken “Okunacaklar” sınıfındaki raporları gözden geçirebilirsiniz.

Bir eylemi yapıp bitirdiğinizde tekrar Eylemler dosyanızı gözden geçirip diğer bir eyleme başlayabilirsiniz.

Haftalık Gözden Geçirme

GTD’de kazanılması gereken bazı çok kritik alışkanlıklar vardır. Herşeyi Gelen kutusuna toplamak, toplanan herşeyi işlemek gibi. Ama bütün bunlar arasında sistemi devamlı şekilde yürütmeyi sağlayan bir temel alışkanlık vardır. O da haftada bir kere bütün sistemi gözden geçirmek.  Yine sistematik bir şekilde ilerleriz.

  1. Bu haftalık gözden geçirmede, önce hafta boyunca ceplerimizde biriken kağıtlar, defterimizde biriken notlar, ve kafamızda biriken ve henüz sistemimize aktarmadığımız bütün kalan düşünceleri Gelen kutusuna aktarırız. Bu esnada Geleceğe Mektup dosyası kullanıyorsak onu gözden geçirip başlayan haftaya dair nesneler varsa onları da Gelen kutumuza ekleriz. Demek ki o nesneler hakkında karar verme zamanı gelmiş.
  2. Ardından bunları işleyip sistemimize aktarırız.
  3. Ardından Takvimi, Eylemler dosyasını, ve Beklenenler dosyasını gözden geçirip tamamlanan eylem ve beklenenleri siler, yeni eklenmesi gerekenler varsa onları ekleriz. Çünkü biten ve silmekte olduğumuz Eylem veya Beklenenler bize hemen yeni eylemleri hatırlatabilir.
  4. Ardından Projeler dosyasını gözden geçiririz. Biten projeleri kapatır, Eylemler veya Beklenenler dosyalarında her aktif projeye ait en az bir eylem olup olmadığını kontrol ederiz (az önce biten eylemleri sildiğimiz için şu an bazı projelerin Eylemler dosyasında hiç eylemi kalmamış olabilir).  Bu durumdaki projelerin bir sonraki eylemini Eylemler dosyasında ilgili alt sınıfa koyarız.
  5. En son olarak da İleride dosyasını kontrol eder ve oradaki yeni projeleri veya yapmak istediğimiz şeyleri, gezip görmek istediğimiz yerleri gözden geçirir aktif hale getirmek istediklerimizi Projeler veya Eylemler dosyalarına alırız.

Bu gözden geçirme işlemi kişiden kişiye değişmekle beraber 1-2 saat sürebilir. Bu amaçla tercihen her hafta aynı saatte bu büyüklükte bir zamanı ayırıp, haftalık gözden geçirme seansınızı düzenli olarak yapmanız, bunun alışkanlığa dönüşmesini kolaylaştırır.

Eğer haftalık gözden geçirmeyi doğru şekilde yaparsanız, her hafta tekrar kendinizi ve sisteminizi hayatınızın üzerinde tamamen kontrolü elinde tutuyor olarak hissedersiniz.

 

Share