c) Sınıfla

İşleme algoritmasının sonunda Gelen kutunuzdaki bütün nesneler başka birşeylere dönüşür ve çeşitli sınıflara gider. Şimdi bu sınıfları inceleyelim.

Öncelikle şunu söylemeliyim. Burada somut olması açısından Gelen kutunuzu fiziksel bir kutu içindeki herşeyi fiziksel birer nesne ve sınıflama yaptığınız saklama ünitelerine de dosya diyoruz. Bunlar gerçekte fiziksel veya elektronik şekillerde kullanılabilir. Dünyada GTD kullanan herkes kendisine göre farklı ortam ve teknolojiler kullanır. Kimileri kalem, kağıt ve poşet dosyalar kullanırken, kimileri avuç içi bilgisayar veya cep telefonu, kimileri ise web tabanlı bir kişisel sistem kullanır. Sınıfladığınız “nesneler” ve “sınıflama kapları” olarak her ne teknolojiyi kullanıyor olursanız olun temel prensipleri kavramanız önemli. Ana prensipleri öğrenen biri hem kağıt kalemle sistemini çalıştırabilir, hem de bilgisayarla. Zaten işin gerçeği hayatta sizin gelen kutunuza gelen nesnelerin bir kısmı elektronik(e-mail, sms vs) bir kısmı da fiziksel olacaktır her zaman. Bu yüzden hangi sistemi kullanırsanız kullanın gerektiğinde bir medyumdaki nesneleri başka medyuma dönüştürüp saklamanız gerekebilir. Bunu da aradan çıkardığımıza göre sınıfları tanıtalım.

İşleme algoritmasını tanıtırken yeşil renkle işaretlediğimiz cümleler sınıfları tanımlıyordu. Yani algoritmaya giren her nesne bir noktada algoritmadan çıkıp bu sınıflardan birine yerleşmek zorunda. Bu sınıflar şöyle

Eylem gerektirmeyen nesneler için kullanılacak sınıflar

  1. Çöp kutusu
  2. “İleride/Belki birgün” dosyası (bazen “Geleceğe Mektup” Dosyası da kullanılabilir)
  3. Referans dosya sistemi

Eylem gerektiren nesneler için ise

  1. Projeler dosyası
  2. Takvim
  3. Beklenenler dosyası
  4. Eylemler dosyası

Yani toplamda yedi ana sınıf var. Bu ana sınıfların her birinin altında alt sınıflar yaratmak mümkün. O nokta özellikle her kişinin GTD’yi kendisine göre adapte ettiği nokta zaten. Yani kendi GTD sisteminizi kurarken başta kitapta veya burada verilen önerilere bakabilirsiniz ama ihtimalen kendi istediğiniz alt sınıflar olacak. Ayrıca bunlar kullandıkça zaman içinde de değişebilir.

Projeler

Bu dosyada hayatınızdaki bitmek için birden fazla eylem gerektiren projeleri takip edeceksiniz. Projeler dosyasının altında her bir projeniz için bir dosya olacak. Her bir proje dosyasının içinde de o projede yapılacağını şu an öngörebildiğiniz eylemler olacak. Hem iş yerindeki hem özel hayatınızdaki projeler burada yer alabilir. Mesela Projeler dosyanız şöyle bir görüntüye sahip olabilir. Maviler proje dosyalarınız, kırmızılar ise herbir projedeki eylemler.

  1. Projeler
    1. İş yerindeki Zozo.net.trk web sayfası projesi
      1. Pazarlamadan Ayse hanıma telefon edip musterinin logosunu iste
      2. Takım liderine gecen hafta yaptıklarını raporla
      3. veritabanı erişim sınıfının kodunu yaz
    2. Patent başvurusu
      1. Avukatın gönderdiği belgelere göz at
      2. Patent veri tabanında benzer başvuru var mı kontrol et
    3. Eşinizle sürpriz bir hafta sonu tatili
      1. Kaan’ı arayıp Marmariste gittikleri pansiyonun adını/telefonunu öğren
      2. Pansiyonu arayıp rezervasyon yap
      3. Uçak biletlerini al
      4. Marmaris’te gezilecek yerler ile ilgili beyin fırtınası yap

Takvim, Eylemler ve Beklenenler

Gerek projelerinizdeki eylemler, gerekse tek başına anlamlı olan eylemlerin hepsi aslında üç şekilden birinde sınıflanır.

Belli bir tarih veya saatte yapılan eylemler (örneğin randevular, konferanslar, reservasyonu yapılmış yemekler, biletli etkinlikler vs.) “Takviminize” kaydedilmeli. Bu şekilde Takvim hayatınızda zamanını sizin pek kontrol edemediğiniz şeyleri takip edebilmenizi sağlar. Takvim olarak bildiğiniz masa takvimlerinden veya ajandalardan faydalanabileceğiniz gibi Outlook gibi elektronik bir çözüm de kullanabilirsiniz.

Belli bir tarihi veya saati olmayan, sizin fırsat bulduğunuzda yapacağınız eylemler (marketten ampul al, belgelere göz at vs.) “Eylemler” dosyanızda alt sınıflara kaydedilmeli. Bu alt sınıfları genelde durum ve mekana göre hazırlarız. Mesela şöyle alt sınıflar olabilir. Altlarına örnek eylemler de koyalım

  1. Ofiste yapılacaklar
    1. Veritabanı erişim sınıfının kodunu yaz
    2. Takım lideri ile konuş
  2. Evde Yapılacaklar
    1. Misafir odasını temizle
    2. Masa lambasının ampulünü değiştir
  3. Telefonlar
    1. Kaan’ı ara – pansiyon hakkında
    2. Babanı ara – hal hatır sor
  4. Mailler
    1. Avukata mail at – patentle ilgili
  5. Okunacak materyal
    1. Gazetenin geçen Pazarki insan kaynakları ekini oku.
  6. Dışarıda
    1. Eve meşrubat al
    2. Saç traşı ol
    3. Banyo dolabının kapak kulpu için 4 mm lik somun al

Son olarak sizin yapmayacağınız ve başkalarına ileteceğiniz eylemleri de “Beklenenler” dosyanıza saklamalısınız. Tabii işi ilgili kişiye ilettikten sonra. Böylece bir eylemi bir başkasına ilettikten sonra kendi iş yoğunluğunuz arasında konuyu unutmanızı engellemiş olursunuz.

Çöp, İleride Dosyası ve Referans Dosya Sistemi

Çöp kutusunu açıklamaya herhalde fazla gerek yok. Referans Dosya sisteminden bahsedelim.

Referans dosya sisteminiz kısaca arşivlemek istediğiniz şeyleri sakladığınız sistem oluyor. Bu sistem ile ilgili kendinize ilk olarak sormanız gereken bir soru var: “Ben hangi formatlarda nesneler arşivleyebilirim”. Dünyadaki hemen herkesin fiziksel kağıt materyal arşivlemeye ihtiyacı vardır. Saklamak istediğiniz faturalar, gazete küpürleri, kira kontratınız, vs. Bunları arşivlemek istediğiniz anda bir tane karton veya plastik dosyaya atıp dosyayı etiketleyip ardından dosyayı, dosyalarınızı sakladığınız bir çekmeceye veya dosya dolabına saklamanız gerekir. Sisteminizi öyle kurmalısınız ki bu işlem toplamda bir dakikanın altında zaman almalı. Peki dosyaları nasıl düzenleyeceksiniz.

İlk aklınıza gelen şey bunları alt kategorilere ayırmak olabilir. Ancak bunlar için GTD tek bir dosya sistemi önerir. Ben de yıllardır tek bir alfabetik sıralı dosya sistemi kullanıyorum. Yani bütün dosyalarımı aynı dosya dolabına aynı alfabetik sıralı grubun içine koyuyorum.

Fiziksel dosyaların yanında hayatınızda arşivlemek istediğiniz pekçok elektronik dosya da olabilir. Bunlar için de ben uzun yıllar bilgisayarımda depo adlı bir klasör yaratıp onun altında doküman, medya ve yazılım diye üç klasör yaratmış. Onların altında da yüzlerce alt sınıf yaratmıştım. Sonra zaman içinde gördüm ki. Oradaki sınıfları ne kadar çoğaltırsam, daha sonra ararken o kadar zorlanıyorum. Ararken “Acaba burada mı” diye baktığım ve orada olmayan yanlış yer sayısı artıyor. O yüzden artık o sınıflamayı bıraktım sadece depo’nun altında doküman medya ve sw klasörlerim var herşeyi bu üçünden biri altına atıyorum. Bu klasörlerin altında binlerce dosya birikirse aradığımı bulmam yine de zorlaşmıyor çünkü artık işletim sistemlerinde dosya arama bulma fonksiyonları çok gelişti.

Son olarak bir de e-mail konusu var. Burada çok uzun süre bir sistem oturtamamıştım. Neyse ki bir süre önce Merlin Mann’ın Inbox zero metodunu buldum ve e-mail trafiğim de kişisel organizasyon sistemimin şemsiyesi altına girdi. Artık e-mail programımda bir tane arşiv klasörüm var ve arşivlemek istediklerimi oraya yolluyorum.

 Tanıtacağımız son sınıf da İleride dosyası. Bu dosyaya genel olarak şu an hakkında birşey yapmayacağınız ama daha sonra yapmak isteyebileceğiniz şeyleri koyuyorsunuz. Bunun altına nasıl alt sınıflar koyacağınız tamamen kendinize kalmış. Örneğin “Gezilecek Yerler”, “Okunacak Kitaplar”, “Projeler” gibi alt sınıflar olabilir. Bu alt sınıflara “İspanyolca öğren”, “Karadeniz kıyılarını gez” veya “Eski fotoğrafları albümlere organize et” gibi şeyler ekleyebilirsiniz. Kullanması en zevkli sınıflardan biridir bu.

Ekleyebileceğiniz bir alt sınıf da Geleceğe Mektup sınıfıdır. Bu sınıfın altına gelecekteki istediğiniz zaman birimlerine dair dosyalar oluşturur ve ileriki bir tarihte bakmak istediğiniz şeyleri bu dosyalara saklarsınız. Daha sonra o tarih geldiğinde Gelecek dosyalarınız arasında o tarihin dosyasına baktığınızda o nesneyi bulur ve Gelen kutunuza atarsınız. Sanki kendinize gelecekte teslim edilmek üzere bir mektup göndermiş gibi olursunuz.

Mesela kimi insanlar önümüzdeki ayların her biri için bir dosya tutarlar. Sonra her ay başında o dosyaları gözden geçirip o ayın dosyasındaki herşeyi gelen kutusuna aktarırlar. Başkaları Gelecek dosyasını daha granüler organize edebilir. Örneğin her hafta için bir dosya kullanabilir. Bu size kalmış. Örneğin ben sadece üç tane Geleceğe mektup dosyası kullanıyorum. “Önümüzdeki Haftasonu”, “Önümüzdeki Ay Başı” ve “Önümüzdeki Ayın On beşi” (çünkü ben on beş günde bir maaş alıyorum). Siz de kendinize en uygun olan sınıflamayı zaman içinde oluşturursunuz.

 

Share