b) İşle

Gelen kutusuna topladığınız bütün objeler kısa bir süreliğine beyninizi boşaltır ve sizi rahatlatır. Ama bu rahatlamanın kalıcı olması için Gelen kutusundaki nesneleri işliyor ve Gelen kutusunu boşaltıyor olmanız gerekir. Aksi taktirde, gelen kutunuz sonsuza kadar yükselen bir yığın haline gelir. Bundan daha kötüsü beyniniz gelen kutunuza güvenmemeye başlar, çünkü gelen kutusuna attığınız nesneler hakkında daha sonra hiçbirşey yapmadığınızı bilir. Bunun sonucu olarak da yine o kendisine hiç uygun olmayan “Akılda tutma, hatırlama” sorumluluğunu üstlenmeye çalışır.

İşleme fazının temel amacı

Gelen kutusundaki herşey birer “nesnedir”. Toplama fazında Gelen kutunuza attığınız şeylerin tam olarak ne olduklarını ve sizin için ne anlama geldiklerini düşünmezsiniz (düşünmemelisiniz de). Bu nesneler, sizin için hiçbir anlamı olmayan ve çöpe atılacak olan promosyon mektupları olabilir. Ödemeniz gereken bir fatura olabilir. Kendinize falanca web sitesine bir ara bakmak için yazdığınız hatırlatıcı bir post-it olabilir. Ya da arabanın lastiklerini değiştirmeniz gerektiğini bildiren bir not olabilir. 

İşleme fazının temel amacı Gelen kutunuzdaki nesnelerin her birini metodik olarak sorgulayıp onunla ilgili yapılması gereken şeye karar vermektir. Gelen kutunuzdaki “nesneler” sizin tarafınızdan işlendikçe, “çöpe” veya “saklamak istediğiniz bir referans materyaline” ya da yapılması gereken bir “eyleme” dönüşür. Gelen kutunuzdaki herşeyi işlediğinizde elinizde artık hiç “nesne” kalmaz. Nesnelerin dönüştüğü bu çıktıları işleme algoritmasını kullanarak sınıflarız.

Yani işleme ve sınıflama adımları aslında birbiri ile iç içedir. Bunu yazı ile anlatmak ve anlamak biraz zor olabilir ama dayanın. Şimdi önce işleme algoritmasını anlatacağım. Bu esnada nesnelerin gideceği sınıfların isimlerinden bahsedeceğim. Sonra da sınıflama bölümünde burada ismi geçen sınıflar hakkında daha çok bilgi vereceğim. Aşağıdaki algoritmada her nesne için kendinize sormanız gereken soruları kırmızı renkte, her sorunun alabileceği olası cevapları siyah renkte göreceksiniz. Soruların renklerine göre oluşan çıktıları nasıl sınıflayacağınız da cevabın yanında yeşil renkte gösteriliyor.

Toplanılan Nesneleri İşleme Algoritması

Topladığınız her nesne için:

  1. Bu konu hakkında yapılabilecek bir eylem var mı?
    1. hayır
      1. Daha sonra bakmak isteyebilirim: Referans materyali olarak sınıfla
      2. Şu an yapılacak birşey yok ama üç ay sonra yeniden bakmam lazım: “İleride” dosyasına sınıfla
      3. Hiçbir işime yaramaz: Çöpe at.
    2. Evet
      1. Bir sonraki eylem ne?
        1. Bu aslında bir eylemde bitmeyecek, çok eylemli bir proje: Proje olarak sınıfla ve projede yapılması gereken şu an görülebilen eylemleri proje altına sınıfla. Projenin ilk eylemini ele alıp tek eylemi işle.
        2. Bu bir proje değil tek bir eylemde bitecek. Tek eylemi işle
          1. Eylemi yapmak iki dakikadan kısa sürer mi?
            1. Evet: Eylemi hemen yap
            2. Hayır:
              1. Bu başkasına verilecek bir eylem: o kişiye işi ilet ve “Beklenen” dosyasına sınıfla
              2. Benim bir ara yapmam gerekiyor
                1. Spesifik bir zamanda yapılacak: Takvim’e ekle
                2. Uygun olan bir zamanda yapılacak: Eylemler arasına sınıfla

Örnek:

 Bir örnekle bu algoritmanın nasıl uygulandığını görelim. Yukarıdaki algoritmada ve bu örnekte nesneler ve dosyalardan bahsederken gözünüzün önüne fiziksel kağıt notlar ve karton dosyalar gelsin. Normalde bunlar yerine bilgisayar veya PDA gibi elektronik çözümler kullanmanız da mümkün ama buna sonra değineceğiz.

Diyelim ki şu an Gelen kutunuzda şu nesneler var:

  1. Kredi kartınızın reklam mektubu. Mayıs ayında bilmemne mağazasından yapılacak alışverişlerde indirim
  2. Dünkü ögle yemeğinin faturası
  3. Üç ay sonra şehrinize gelecek olan sevdiğiniz bir müzik grubunun konser haberi.
  4. Bilgisayara yeni uzatma kablosu lazım
  5. Kuzen haftaya şehir dışından ziyarete geliyor.

Şimdi tek tek bu nesneleri işleyelim:

Kredi kartı reklam mektubuna baktınız. Bununla ilgili yapmanız gereken birşey var mı? İndirim olan firmadan almayı düşündüğünüz birşey yok zaten, ya da belki de şu aralar tasarruf yapıyorsunuz. Demek ki bununla ilgili yapacak birşey yok. Ne şimdi ne daha sonra. Doğru çöpe…

Sonraki nesne dünkü yemek faturası. Bununla ilgili yapılacak bir eylem var mı? Yok. Bunu saklamak istiyor musunuz? Belki vergi iade zarfı dolduracaksınız orada lazım. O zaman hemen bütün fiş ve faturaları sakladığınız referans dosya sistemine kadırıyorsunuz.

Bir sonraki nesne ise konser haberi. Bununla ilgili yapılacak bir eylem var mı? Şu an yok ama yaklaşık iki ay sonra müsait olursanız gitmek isteyebilirsiniz. Bu kararı ancak iki ay sonra verebileceğinize göre bu haberi şu an algoritmanın devamındaki sorularla sorgulamaya gerek yok. Bunu iki ay sonra değerlendirmek üzere “İleride” dosyasına sınıfladınız. Peki iki ay sonra bakmanız gerektiğini nereden hatırlayacaksınız? Cevap sınıflama bölümde.

Sıradaki nesne uzatma kablosu notu. Bu konuda yapılacak eylem var mı? Evet var. Gidip elektrikçiden uzatma kablosu almanız lazım. Bu tek bir eylem mi yoksa bir kaç eylemlik bir proje mi? Belki bir ara yolda elektrikçiye uğrayıp alacaksınız ve konu çözümlenecek. O durumda bu tek bir eylem. Bu eylemi hemen iki dakikada yapmak mümkün mü? Elektrikçi belki evinizin alt katında ve şu an açık. O zaman hemen inip alıp bu konuyu kapatabilirsiniz. Eğer bunu iki dakikada halletmeniz mümkün değilse başka olasılıklara bakalım. Bu işi başka birisine verebilir misiniz? Mesela belki eşiniz yarın alışverişe hipermarkete gidecek. Bu durumda ondan yarın bir uzatma kablosu almasını rica edebilirsiniz. Bu durumda kendinize eşinizden bunu rica ettiğinizi ve uzatma kablosunun ondan beklenmekte olduğunu bildiren küçük bir not alıp bu notu “Beklenenler” dosyanıza koydunuz. Eğer bu eylemi kendiniz yapmanız gerekiyorsa bu sefer kendinize “Hipermarkete gittiğin zaman uzatma kablosu al” diye bir not yazıp bunu “Eylemler” dosyanıza saklıyorsunuz.

 Sıradaki nesne ise kuzeninizin ziyareti ile ilgili not. Bu konuda yapılacak eylem var mı? Hemen kafanıza bir sürü cevap gelmeye başladı. Kuzeni arayıp geleceği uçak/otobüs firmasını ve varacağı saati öğrenmeniz lazım. Ha onun yatacağı oda biraz dağınıktı, oraya bir ara toplamanız gerekiyor. Kuzeninizin sevdiği Kayseri mantıcısına gitmeyi planlıyorsunuz ama orası kalabalık oluyor, önceden rezervasyon yapmak lazım. Acaba o lokanta kaça kadar açık?

Böyle bir anda hemen anlıyorsunuz ki bu tek bir eylem değil, birden fazla eylem var. Demek ki bu bir proje. Burada “proje” kelimesinin kullanımı, sizin alışık olmadığınız bir kullanım olabilir. Siz proje deyince böyle takım elbiseli adamların şirketlerde yaptığı işleri anlıyor olabilirsiniz. Bu sitede ve GTD aleminde “proje” demek birden fazla eylem gerektiren ve bu eylemlerin hepsi tamamlandığında sonuca ulaşan şey demek.

Bu yüzden, kişisel sınıflama sisteminize eklemek üzere, yeni bir Proje yaratıyorsunuz. Diyelim ki bu projenin adı “Kuzenle güzel bir hafta sonu”. Ya da kısaca Kuzen Projesi diyelim. İlk yapmanız gereken şey Kuzen Projesini projeleriniz arasına eklemek. Ardından Kuzen projesinde “bir sonraki eylem ne” diye sordunuz. Demin aklınıza gelen birsürü şey vardı ama bir oturup düşünürseniz ihtimalen başka eylemlerde gelecek aklınıza. O zaman bir sonraki eylem oturup düşünmek. “Kuzen Projesi ile ilgili beyin fırtınası yap” diye bir eylem nesnesi yaratıp bunu Eylemler dosyanıza koydunuz. Artık bu proje başlamış durumda ve siz bu projeyi ve bütün eylemlerini kişisel organizasyon sisteminizde takip ediyorsunuz.

Beyin fırtınası eylemleri GTD uygularken sık sık karşınıza çıkacak. Bu konuya daha sonra başka bir yazıda değineceğim. Ancak şimdi kısaca özetleyeyim. Bir projenizde herhangi bir zamanda “Bir sonraki eylem ne?” sorusuna cevap veremediğiniz zamanlar olabilir. Bu projenin başında olabileceği gibi ortalarında da bir kaç defa içine düşebileceğiniz bir durumdur. Bu durumla zaten herkes karşılaşır ve genelde insanlar bu durumla doğru şekilde başa çıkmayı bilmedikleri için projeleri ilerlemez.

GTD sisteminde temel mantık hayatımızdaki durumları ve beklentileri somut eylemlere dönüştürmeye çalışmak olduğu için bir projede bahsedilen durumla karşılaştığınızda hemen ortaya koymanız gereken eylem “beyin fırtınasıdır”. Bu esnada kafanızda bir takım bilgiler yüzmektedir zaten. Siz beyin fırtınası esnasında beş ila yirmi dakika ayırır, oturur elinize bir kağıt kalem alır ve beyninizdeki herşeyi metodik olarak kağıda (yani beyninizin dışında bir yere) dökersiniz. Sonra da o kağıda bakar ve yapılması gereken sonraki eylemleri tespit edersiniz. Böylece projeniz tıkanmadan ilerleyebilir.

Gördüğünüz gibi bu örnekte Gelen Kutusundaki beş nesneyi işleyip hepsini kişisel organizasyon sistemimizin ilgili bölümlerine sınıfladık. Her biri ya çöpe gitti, ya referans dosyalarınıza saklandı, ya da eylemlere dönüştü. Bu nesnelerin sınıflandığı hedef dosyalar bir sonraki bölümde.

Share